1. Politikas mērķis un piemērošana
1.1. Šajā Personas datu apstrādes politikā (“Politika”), ir aprakstīta vispārīgā kārtība, kādā Aģentūra apstrādā fizisko personu personas datus.
1.2. Personas dati ir jebkāda informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu. Plašāka informācija par personas datiem, kurus apstrādā Aģentūra, norādīta Politikas 3. sadaļā.
1.3. Politika ir piemērojama turpmāk norādīto fizisko personu (“Klienti”) personas datu aizsardzības nodrošināšanai:
1.3.1. Aģentūras izglītojamajiem (tai skaitā, bijušajiem, esošajiem un potenciālajiem), kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar Aģentūras pakalpojumu sniegšanu izglītojamajam saņem vai nodod Aģentūrai jebkādu informāciju (tai skaitā, kontaktpersonas, maksātāji u.c.);
1.3.2. fiziskajām personām, kas izmantot jebkādus Aģentūras sniegtos pakalpojumus, vai citā veidā ir saistīti ar Aģentūras sniegtajiem pakalpojumiem, tai skaitā attiecībās ar Klientiem, kas nodibinātas pirms šīs Politikas spēkā stāšanās;
1.3.3. fiziskajām personām, kas apmeklē Aģentūras mājaslapu www.sportaizglitiba.lv un/vai sazinās ar Aģentūru;
1.3.4. fiziskām personām, kas veic aktīvas darbības Aģentūras sociālo tīklu kontos, personām, kuras ir piekritušas saņemt Aģentūras mārketinga materiālus un personām, kuras piedalās Aģentūras pasākumos.
1.4. Šī Politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā veidā Klients sniedz personas datus (Aģentūras mājaslapā, papīra formātā vai telefoniski) un kādās Aģentūras uzņēmuma sistēmās vai papīra formā minētie personas dati tiek apstrādāti.
2. Pārzinis un tā kontaktinformācija
2.1. Personas datu apstrādes pārzinis ir sabiedrība ar ierobežotu atbildību "Sporta izglītības aģentūra", reģistrācijas Nr. 40103357814, juridiskā adrese: Aleksandra Čaka iela 118B, Rīga, LV-1012 (turpmāk un iepriekš tekstā “Aģentūra”).
2.2. Ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos iespējams sazināties ar Aģentūru, sūtot e-pastu uz birojs@sportaizglitiba.lv, vēršoties Aģentūras juridiskajā adresē vai sazinoties ar kontaktpersona personas datu drošības jautājumos – izpilddirektoru Kasparu Zvaigzni.
3. Personas datu iegūšana un kategorijas
3.1. Personas dati var tikt iegūti no Klienta un/vai nepieciešamības gadījumā arī no citiem avotiem, piemēram, publiski pieejamās informācijas vai trešajām personām. Personas datu kategorijas, kuras Aģentūra var vākt un apstrādāt, ir šādas (lielākoties, bet ne tikai):
| Uzņemšanas dati | Klienta pieteikums, iepriekš iegūtās izglītības apliecinoša dokumenta kopija, fotogrāfija |
| Personas identifikācijas dati | Personas datu noraksts no personu apliecinoša dokumenta (pases vai personas apliecības): vārds, uzvārds, personas kods, dokumenta sērija un Nr., dokumenta izdošanas datums, derīguma termiņš, dokumenta izdevējiestāde |
| Kontaktinformācija | Deklarēta dzīvesvietas adrese, e-pasta adrese, telefona numurs |
| Klienta pakalpojuma dati | Līguma numurs, līguma parakstīšanas datums, līguma veids, rīkojuma numurs par Klienta ieskaitīšanu un ieskaitīšanas datums, izglītības programmas kods un nosaukums, mācību ilgums, mācību grupas numurs, Klienta atskaitīšanas rīkojuma numurs, datums un atskaitīšanas iemesls, Aģentūras beigšanas un apliecības izsniegšanas rīkojuma numurs, datums, iegūtās izglītības programma un apakšpgrogramma, izsniedzamā izglītības dokumenta nosaukums, sērija, numurs un datums |
| Pieeja online sistēmai | Klientam piešķirtie lietotājvārdi, paroles darbībām online portālā http://sportaizglitiba.lv/mans-konts |
| Klienta mācību procesa un rezultāta dati | Notikušās mācību nodarbības (mācību priekšmets, datums, stundu skaits, stundas tēma, skolotāja paraksts), Klienta saņemtie vērtējumi (atzīmes) un kavējumi, ziņas par drošības instruktāžām |
| Ar līgumiem saistītie dati | Noslēgtie un spēku zaudējušie līgumi, līguma izpilde vai neizpilde, šajā sakarā iesniegtie pieteikumi, pieprasījumi, sūdzības un cita saistītā informācija |
| Maksājumu un norēķinu dati | Mācību maksa, atlaide, atlaides beigu termiņš, maksājumu grafiks, bankas konta numurs, rēķina informācija, tai skaitā, rēķina numurs, datums, apmaksas datums, summa |
| Parāda dati | Pamatparāda summa, blakus prasījumi, kavējuma termiņš, parāda piedzīšanas informācija |
| Klienta piekrišanu informācija | Klienta izteiktās piekrišanas atzīme (arī pa tēmām), datums, laiks un piekrišanas iegūšanas veids |
| Komunikācijas dati | Ienākošās/izejošās saziņas veids, numurs, datums, saturs |
| Video dati | Videoieraksti no pasākumiem, videoieraksta ierakstīšanas datums |
| Fotogrāfijas | Fotogrāfijas, kas uzņemti pasākumos, mācību nodarbībās, fotogrāfijas uzņemšanas datums |
| Aģentūras mājaslapā veiktās darbības | Tikai tā informācija, kuru Klients aizpilda (gadījumā, ja aizpilda) sadaļā “Sazinies ar mums” |
| Nelaimes gadījumu dati | izglītojamā vārdu, uzvārdu, personas kodu, mācību grupu, datumu, kad par nelaimes gadījumu sastādīts akts un atzinums, īss nelaimes gadījuma un tā cēloņu apraksts, nelaimes gadījuma sekas |
3.2. Lai novērstu šaubas, paskaidrojams, ka par Klientu tiek vākti un apstrādāti tikai tie personas dati, kas nepieciešami, lai sasniegtu Politikas 4. sadaļā norādītos mērķus.
4. Personas datu apstrādes mērķis
Aģentūra apstrādā personas datu šādiem mērķiem:
4.1. Pakalpojumu sniegšanai: lai Aģentūra spētu identificēt Klientu; sagatavot, noslēgt un izpildīt noslēgto līgumu vai lai pēc Klienta lūguma veiktu nepieciešamos pasākumus pirms līguma noslēgšanas; lai nodrošinātu pakalpojumu sniegšanu (mācību procesu); nodrošinātu datu aktualitāti un pareizību, pārbaudot un, nepieciešamības gadījumā, papildinot, labojot, dzēšot personas datus; Klientu apkalpošanai; atsauksmju, sūdzību un citu Klientu iesniegto dokumentu izskatīšanai un apstrādei; norēķinu administrēšanai; parādu atgūšanai un piedziņai; Klientu piesaistīšanai, pakalpojumu reklamēšanai jeb komerciāliem nolūkiem, u.c.
4.2. Aģentūras un/vai Klienta interešu aizsardzībai: lai aizsargātu Klienta un/vai Aģentūras intereses; lai sniegtu pierādījumus pakalpojuma sniegšanai un citai komunikācijai (e-pastu glabāšana, iesniegto dokumentu glabāšana utt.); iekšējai apmācībai vai pakalpojumu kvalitātes nodrošināšanai; lai Aģentūras leģitīmajās interesēs novērstu, ierobežotu un izmeklētu Aģentūras pakalpojumu un produktu negodprātīgu vai prettiesisku izmantošanu, vai traucējumu radīšanu tajos, u.c.
4.3. Prasījuma tiesību nodibināšanai, īstenošanai un aizstāvībai: lai nodibinātu, īstenotu, aizstāvētu un cedētu prasījuma tiesības, pamatojoties uz līguma izpildi vai, lai pēc Klienta lūguma veiktu pasākumus pirms līguma noslēgšanas vai lai izpildītu juridisku pienākumu, vai Aģentūras leģitīmajās interesēs īstenotu prasījuma tiesības.
4.4. Juridisko pienākumu izpildei: lai pildītu piemērojamos likumus, piemēram, saistībā ar izglītības pakalpojumu sniegšanu, kā arī, lai pārbaudītu identitāti, pamatojoties uz līguma izpildi, vai, lai pēc Klienta lūguma veiktu pasākumus pirms līguma noslēgšanai vai lai izpildītu juridisku pienākumu, vai Aģentūras leģitīmajās interesēs aizsargātu Aģentūras tiesiskās intereses, nodrošinātu pārdomātu riska vadību un uzņēmuma pārvaldību.
4.5. Informācijas sniegšana publiskajām institūcijām: lai sniegtu informāciju valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem tiesību aktos noteiktajos gadījumos un apjomā.
4.6. Citos specifiskos nolūkos, par kuriem Klients tiks informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgos datus Aģentūrai.
5. Personas datu apstrādes pamats
Aģentūra apstrādā Klientu personas datus uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:
5.1. uz līguma pamata, kas noslēgts starp Klientu un Aģentūru: līguma noslēgšanai un tā izpildei un pēc Klienta pieprasījuma arī pirms līguma noslēgšanas.
5.2. uz normatīvo aktu pamata: lai izpildītu Aģentūrai saistošo normatīvo aktu izpildi.
5.3. uz Klienta piekrišanas pamata.
5.4. Aģentūras leģitīmajās (likumīgās) interesēs: lai nodrošinātu no Aģentūras un Klienta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izritošo Aģentūras leģitīmo interešu ievērošanu un izpildi. Aģentūrai leģitīmās intereses ir (bet ne tikai):
5.4.1. sniegt izglītības pakalpojumus;
5.4.2. veikt komercdarbību;
5.4.3. pārbaudīt Klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas un uzturēt aktuālus/ pareizus Klientu personas datus;
5.4.4. nodrošināt Aģentūras un Klientu saistību izpildi;
5.4.5. novērst nepamatotus finansiālus riskus savai komercdarbībai;
5.4.6. saglabāt Klientu pieteikumus un iesniegumus par pakalpojumu sniegšanu, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem;
5.4.7. veikt darbības, lai saglabātu Klientu, piesaistīt jaunus Klientus;
5.4.8. izstrādāt un attīstīt pakalpojumus;
5.4.9. informēt par izmaiņām pakalpojuma sniegšanas kārtībā un cenrādī;
5.4.10. novērst noziedzīga nodarījuma izdarīšanu;
5.4.11. vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai;
5.4.12. nodrošināt korporatīvo pārvaldību, finanšu un biznesa uzskaiti un analītiku;
5.4.13. nodrošināt efektīvus uzņēmuma pārvaldības procesus;
5.4.14. nodrošināt pakalpojumu sniegšanas efektivitāti un kvalitāti;
5.4.15. administrēt maksājumus, tai skaitā neveiktus maksājumus;
5.4.16. informēt sabiedrību par savu darbību.
6. Personas datu apstrādes kārtība
6.1. Aģentūra apstrādā Klienta datus, izmantojot mūsdienīgas tehnoloģijas, ņemot vērā pastāvošos riskus attiecībā uz fizisku personu privātumu, un Aģentūrai saprātīgi pieejamos tehniskos, organizatoriskos un finansiālos resursus.
6.2. Ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildes kvalitatīvai un operatīvai nodrošināšanai Aģentūra var pilnvarot savus sadarbības partnerus veikt pakalpojumu sniegšanas atsevišķas darbības, piemēram, diplomu drukāšana un tml. Gadījumā, ja izpildot šīs darbības, Aģentūras sadarbības partneri apstrādā Aģentūras rīcībā esošos Klienta personas datus, tad attiecīgie Aģentūras sadarbības partneri ir uzskatāmi par apstrādātājiem (personas, kas Aģentūras vārdā apstrādā Klientu datus) un Aģentūrai ir tiesības nodot Aģentūras sadarbības partneriem šo darbību veikšanai vajadzīgos Klienta personas datus tādā apmērā, kā tas nepieciešams šo darbību veikšanai.
6.3. Aģentūras sadarbības partneri (apstrādātāja statusā) nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Aģentūras prasībām un tiesību aktiem.
6.4. Aģentūras sadarbības partneri neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildei Aģentūras uzdevumā.
7. Personas datu aizsardzība
7.1. Aģentūra aizsargā Klientu personas datus, izmantojot mūsdienīgas tehnoloģijas, ņemot vērā pastāvošos riskus attiecībā uz fizisku personu privātumu, kā arī sapratīgi pieejamos Aģentūras tehniskos, organizatoriskos, finansiālos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus personas datu aizsardzības drošības pasākumus:
7.1.1. Slēgtas telpas un piekļuves liegšana neautorizētām personām;
7.1.2. Ugunsmūru programmu lietošana;
7.1.3. Ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmu lietošana;
7.1.4. Citus aizsardzības pasākumus īstenošana.
8. Personas datu saņēmēji
8.1. Klientu personas dati, kurus apstrādā Aģentūra, trešajām personām netiek izpausti, izņemot gadījumos, ja:
8.1.1. attiecīgajai trešajai personai dati jānodod ar Klientu noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju (piemēram, bankai norēķinu ietvaros vai nodrošinātu IT sistēmu uzturēšanas pakalpojumu);
8.1.2. Klients devis skaidru un nepārprotamu piekrišanu;
8.1.3. personas dati jānodod normatīvajos aktos paredzētajām personām tiesību aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;
8.1.4. personas dati jānodod tiesību aktos noteiktos gadījumos Aģentūras likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties pie juridisko pakalpojumu sniedzējiem, parāda piedziņas sabiedrībām, mediatoriem, tiesās vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi Aģentūras likumīgās intereses.
9. Personas datu glabāšanas ilgums
9.1. Aģentūra glabā un apstrādā Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:
9.1.1. kamēr ir spēkā ar Klientu noslēgtais līgums;
9.1.2. kamēr Aģentūrai pastāv juridisks pienākums datus glabāt;
9.1.3. kamēr normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Aģentūra vai Klients var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt vai vest prasību tiesā);
9.1.4. kamēr ir spēkā Klienta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja vien nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.
9.2. Pēc tam, kad visi Politikas 9.1. punktā minētie Klienta personas datu apstrādes termiņi izbeidzas, Klienta personas dati tiek neatgriezeniski dzēsti.
10. Piekļuve personas datiem un citas Klienta tiesības
10.1. Klientam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa personas datu apstrādi.
10.2. Klientam saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt Aģentūrai piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Aģentūrai veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Klientu, vai tiesības iebilst pret apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību (nodošanu citiem datu apstrādes pārziņiem). Šīs Klienta tiesības īstenojamas, ciktāl personas datu apstrāde neizriet no Aģentūras likumiskajiem pienākumiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs.
10.3. Klients var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
10.3.1. rakstveida formā klātienē Aģentūras juridiskajā adresē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (pasi vai ID karti);
10.3.2. elektroniskā pasta veidā, nosūtot uz Aģentūras e-pasta adresi: birojs@sportaizglitiba.lv. Attiecīgo pieprasījumu nepieciešams parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, taču šāda prasība attiecībā uz Klientu nav obligāta, ja Aģentūrai ir pieejama pietiekoša informācija, lai pārliecinātos, ka saņemtais e-pasts ar pieprasījumu ir Klienta (piemēram, e-pasts ir minēts kā kontaktinformācija līgumā ar Klientu).
10.4. Saņemot Klienta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Aģentūra pārliecinās par Klienta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
10.5. Aģentūra atbildi uz pieprasījumu Klientam nosūta pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi ierakstītāmvēstulē vai parakstīta ar drošu elektronisko parakstu un nosūta uz Klienta e-pastu (pamatā ņemot vērā Klienta norādīto atbildes saņemšanas veidu).
10.6. Aģentūra nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem. Gadījumā, ja Klients pret Aģentūru ir cēlis iebildumus, tad Aģentūra veic nepieciešamās darbības, lai Klienta iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, Klientam ir tiesības vērsties attiecīgajā uzraudzības iestādē (Latvijas Republikā tā ir Datu valsts inspekcija).
11. Klienta piekrišana un tiesības to atsaukt
11.1. Klients piekrišanu personas datu apstrādei (“Piekrišana”) var dot klātienē Aģentūras juridiskajā adresē, mācību vietā, vai nosūtot uz Aģentūras e-pasta adresi: birojs@sportaizglitiba.lv. Sūtot Piekrišanu uz iepriekš norādīto Aģentūras e-pasta adresi, Piekrišanu nepieciešams parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, taču šāda prasība attiecībā uz Klientu nav obligāta, ja Aģentūrai ir pieejama pietiekoša informācija, lai pārliecinātos, ka saņemtais e-pasts ar Piekrišanu ir Klienta (piemēram, e- pasts ir minēts kā kontaktinformācija līgumā ar Klientu).
11.2. Klientam ir tiesības atsaukt Piekrišanu jebkurā brīdī tādā pat veidā, kādā tā dota, attiecīgi klātienē juridiskajā adresē, mācību vietā vai nosūtot uz Aģentūras e-pasta adresi: birojs@sportaizglitiba.lv. Sūtot Piekrišanas atsaukumu uz iepriekš norādīto Aģentūras e-pasta adresi, Piekrišanas atsaukumu nepieciešams parakstīt ar drošu elektronisko parakstu, taču šāda prasība attiecībā uz Klientu nav obligāta, ja Aģentūrai ir pieejama pietiekoša informācija, lai pārliecinātos, ka saņemtais e-pasts ar Piekrišanas atsaukšanu ir Klienta (piemēram, e-pasts ir minēts kā kontaktinformācija līgumā ar Klientu).
11.3. Aģentūra, saņemot Piekrišanas atsaukumu, turpmāku Klientu personas datu apstrādi, kas pamatota uz šādu Piekrišanu, konkrētajam nolūkam vairs neveiks.
11.4. Piekrišanas atsaukums neietekmē Klientu personas datu apstrādes tiesiskumu, kas veiktas laika periodā līdz Klients iesniedza attiecīgo Piekrišanas atsaukumu.
11.5. Lai novērstu šaubas, paskaidrojams, ka Klientam, atsaucot Piekrišanu, nevar tikt pārtraukta tāda Klienta personas datu apstrāde, kuru Aģentūra veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem (piemēram, uz noslēgtā līguma pamata).
12. Saziņa ar Klientu
12.1. Aģentūra veic saziņu ar Klientu, izmantojot Klienta nodoto kontaktinformāciju (pamatā – adresi, telefona numuru, e-pastu).
12.2. Saziņu par noslēgtā līguma izpildi Aģentūra veic uz līguma pamata (piemēram, nodarbību laiku paziņošana, mācību materiāli izsūtīšana, informācija par rēķiniem, par plānotiem darbiem, izmaiņām pakalpojumos u.c.).
13. Politikas spēkā esamība un grozījumi
13.1. Šie Politika ir pieejama Aģentūras juridiskajā adresē, mācību vietā un mājaslapā www.sportaizglitiba.lv.
13.2. Aģentūra vienpusēji jebkurā brīdī ir tiesīgs grozīt šo Politiku, paziņojot Klientiem par attiecīgajiem grozījumiem Aģentūras mājaslapā, pa pastu, pa e-pastu vai citā veidā pēc Aģentūras ieskatiem. Par veiktajiem grozījumiem Aģentūra paziņo ne vēlāk kā 1 (vienas) nedēļas laikā pirms attiecīgo grozījumu spēkā stāšanās dienas.